Stundensatzkalkulation

Das Controlling von Dienstleistungsunternehmen benötigt für die Kalkulation von Preisen für Aufträge und deren Nachkalkulation als wichtigstes Element Stunden- oder Tagessätze. Das Vorgehen bei der Stundensatzkalkulation ist nicht schwierig. Für den Kosten-Stundensatz werden die stundensatzbezogenen Gesamtkosten durch die fakturierbaren Stunden geteilt. Zuzüglich der Gewinn- und sonstigen Zuschläge erhält man den Stundenverrechnungssatz.

Auf Grundlage von Ist-Kosten lässt sich die Stundensatzkalkulation am am genauesten durchführen. Liegen keine Ist-Daten vor, weil das Unternehmen erst neu gegründet wurde oder ist die Datenbasis zu schlecht bzw. nicht ausreichend auswertbar, muss auf Planansätze zurückgegriffen werden.

Ermittlung der Gesamtkosten auf der Basis von Ist-Kosten

Ist-Kosten sind in der Vergangenheit tatsächlich angefallene Kosten. Dabei sollten die Ist-Kosten für die Stundensatzkalkulation aus einem ausreichend langen Zeitraum ausgewählt werden. Ein Jahr ist meist die beste Wahl, weil saisonbedingte Schwankungen der Kosten sich genügend ausgleichen. Da die Ist-Kosten aus der Vergangenheit stammen, sollte ein Zuschlag für die Preissteigerung berechnet werden.

Die Kosten, die typischerweise anders als mit dem Stundensatz abzurechnen sind, werden aus den stundensatzbezogenen Gesamtkosten herausgerechnet. Dies sind vor allem direkte Kosten aus Fremdleistungen, Material- oder Wareneinsatz. Auch Reisekosten wie die für Kfz, Hotel, Flug oder Ähnliches werden dem Kunden in der Regel separat in Rechnung gestellt.
Bei Abschreibungen für die eingesetzten Anlagegegenstände ist auch zu entscheiden, ob diese in die Stundensatzkalkulation einbezogen werden sollen. Weicht die steuerrechtliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des Anlagegegenstandes erheblich von der tatsächlichen Nutzungsdauer ab, empfiehlt es sich, stattdessen die kalkulatorische Abschreibung anzusetzen. Daneben sind kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Wagnisse und kalkulatorische Miete den Kosten zuzuschlagen, wenn diese dür die Stundensatzkalkulation relevant sind.

Ermittlung der Gesamtkosten auf Plan-Basis

Die Grundlage der Kostenermittlung bildet die Personalplanung. Sind die Mitarbeiter schon eingestellt, kann mit den aktuellen Gehältern zuzüglich einer durchschnittlich erwarteten Gehaltssteigerung gerechnet werden. Für offene Planstellen wird das Gehalt geschätzt. Die Kosten für den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung umfassen die Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung. Der Beitrag für die Berufsgenossenschaft muss vom Arbeitgeber allein getragen werden.
Dazu kommt der sonstige betriebliche Aufwand. Das sind u. a. Raumkosten, Werbekosten, Bürokosten, Honorare, EDV-Kosten, Schulungskosten, Telefon, Versicherungen, Bewirtung, Gebühren und Mitgliedsbeiträge, aber auch die Kosten für die Bildung einer Gewährleistungsrückstellung.

Insbesondere bei Fahrzeug- und Reisekosten sollte entschieden werden, ob diese in die Stundensatzkalkulation eingehen bzw. ganz oder teilweise separat abgerechnet werden sollen.

Auch hier sind wieder kalkulatorische Kosten zuzuschlagen, wenn diese Positionen für die Stundensatzkalkulation relevant sind.

Ermittlung der fakturierbaren Stunden

Dies sind die Stunden, die abgerechnet werden sollen bzw. wurden. D. h. diese Stunden kommen entweder explizit in den Abrechnungen vor oder werden in Preiskalkulationen einbezogen.

Sind in der Vergangenheit bereits die Stunden auftragsbezogen erfasst worden, können diese Werte übernommen werden. Die Kosten für den Overhead (Leitung, Vertrieb, Verwaltung) gehen als Umlage in die Stundensätze ein. Eine Erfassung dieser Stunden ist daher nicht nötig.

Die fakturierbaren Stunden können auch als reiner Planwert ermittelt werden. Von den 365 Tagen des Jahres werden die Wochenenden und die Feiertage abgezogen. Weiterhin werden Urlaubs- und Krankentage sowie Tage für die Weiterbildung abgezogen. Die verbleibenden Arbeitstage pro Jahr werden mit der täglichen Sollarbeitszeit multipliziert.

Berechnung des Kosten-Stundensatzes

Kosten-Stundensatz  =	stundensatzbezogene Gesamtkosten
	fakturierbare Stunden

In den meisten Fällen soll für mehr als nur eine Qualifikationsstufe der Stundensatz kalkuliert werden. Es sind zunächst die durchschnittlichen Mitarbeiterzahlen und deren Personalkosten für die jeweiligen Qualifikationen und den Overhead zu ermitteln. Die Personalkosten aus dem Overhead und die restlichen Kosten werden entsprechend der Mitarbeiterzahl der verschiedenen Qualifikationsstufen umgelegt (verteilt). Die Summe der Kosten wird durch die fakturierbaren Stunden geteilt.

Stundenverrechnungssatz

Der Kosten-Stundensatz zuzüglich der Zuschläge ergibt den Stundenverrechnungssatz, der dem Kunden gegenüber genannt wird.

Stundenverrechnungssatz  =  Kosten-Stundensatz  +  Zuschläge

Die Höhe des Gewinnzuschlages der in die Stundensatzkalkulation eingeht, sollte sich an den Ergebnissen der Branche, aber auch an den eingegangenen Risiken orientieren. Weitere Zuschläge sollten für Rabatte, Skonti, Boni oder Ähnliches erhoben werden.